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事務局代行ドットコムの強み
事務局代行ドットコム＜㈱マキ朝日データサービス＞には、3つの強みがあります。
ニーズに合わせて、的確なサービスを提供できること。
リーズナブルで高品質なサービスを提供できること。
そして、徹底した情報管理による安心のサービスを提供できること。
プライバシーマークにも準拠し、お客様からの高い信頼を得ています。
ワンストップ代行から部分的な代行まで、ニーズに合わせたサービス
ワンストップ代行
準備からクロージングまで、全ての業務をお任せ。事務局運営のノウハウがないお客様でも安心してご利用いただけます。
部分代行
「抽選代行だけ」「電話受付だけ」など、 お客様のニーズに合わせてカスタマイズ。適切なサイズでご利用いただけます。
豊富な実績をもとにリーズナブルで高品質なサービス
累計実績1,200件以上の事務局運営に携わり、消費者懸賞キャンペーンの他、セミナー事務局、イベント運営事務局、WEB事務局など、様々な形態の事務局をサポート。事務局運営の多彩なノウハウから、各ケースに最適な事務局サービスをご提案いたします。
小規模のキャンペーンから、月間数十万通、６ヶ月で合計数百万通規模のキャンペーンの応募ハガキ受付運営まで、様々な規模の事務局代行の経験がございます。
Ｗｅｂと連動したキャンペーンでは、キャンペーン告知サイトの構築、WEB応募フォームの設計運営、Ｅメール対応、SNS事務局などの豊富な実績があります。
キャンペーンの規模、形態に関わらず、是非ご相談ください。
徹底した情報管理のもと、お客様に安心してご利用頂けるサービス
プライバシーマークに準拠し、徹底した個人情報管理を行っています。 応募受付から問い合わせ対応、景品・招待状等の発送まで、万全のセキュリティー体制で事務局運営をいたします。
プライバシーマーク認証資格を2006年2月に取得しています。 個人情報に関する取り扱いには細心の注意を払っています。 スタッフに対しては、配属前教育・定期教育を継続して行い、万全の体制を構築しています。
- 個人情報保護基本方針の制定。
- 「個人情報保護マネジメントシステム」組織を編成し、個人情報保護管理責任者、監査責任者、情報システム責任者、保管室責任者、教育責任者、苦情・相談窓口責任者、PMS文書管理責任者を決定
- 個人情報資産管理台帳の運用・管理の徹底
- 「個人情報緊急事態対応規則」の実施
- （個人情報を含む）機密情報に関わる委託先との契約書の締結
- 個人情報の取扱いに関するルールに故意に違反した者、または自己の職務を適正に遂行していれば違反を認知し得た者は、会社の「就業規則」に基づき解雇を含む懲戒の対象
- 全従業者（臨時社員等も含む）との「個人情報についての誓約書」の取り交わし
- 全社員との「事務所入り口ドアの鍵貸与に関する誓約書」の取り交わし
- 全従業者（臨時社員等も含む）への定期的教育の実施
- 「個人情報保護教育計画書」の制定
- 退社する社員との「退職に伴う個人情報保護に関する誓約書」の取り交わし
- 会社支給のデスクトップパソコンのみを使用
- 各PC起動時はパスワード入力を必要とし、3ヶ月に1度変更
- スクリーンセーバーは5分（再立ち上げ時、要パスワード入力）
- 個人情報データの入力・移動に使用するUSBメモリは1つとし、使用の際は管理者の許可が必要
- USBメモリ管理者が、USBメモリの有無、残存データの有無を確認
- ウイルス対策ソフトを導入し、個人情報漏洩のリスク減少を徹底
- SolitonのPC監視サービスを導入、記録情報の定期的確認、不正なアクセス等の有無をチェック
- 各PC内への個人情報等の機密情報の保存の厳禁
- 個人情報等機密情報データには必ずパスワードを付け、すべてサーバに保存
- サーバは通常使用１台、データバックアップ専用１台の計２台
- 通常使用サーバはディスクが2個あり、同じデータを2個のディスクに同時保存
- 月曜日～金曜日の定時刻に通常使用サーバのデータをバックアップ専用サーバに自動コピー
- バックアップデータは最新の2回分を保存
- バックアップされたデータはサーバ管理者のみが使用可能
- データを消去する際は復元が出来ないようにデータ消去専用ソフトを使用し消去
- 各室への「入退室管理表」、「入退室・鍵管理簿」への記帳等の実施
- 来訪者への「入退受付票」に社名・氏名等の記入とバッチ着用の徹底
- 機密情報、個人情報の保管における施錠等の徹底
- 廃棄業者・シュレッダーを利用した個人情報を含む機密情報の破棄・廃棄の徹底
- サーバは施錠可能なサーバBOXで保管
- USBメモリはサーバBOX内に保管（常時施錠）
- 契約締結による委託先の安全管理体制の確認と徹底
- 委託先との緊急対応体制の構築
